Con il termine multitasking
si indica la capacità di lavorare contemporaneamente su più fronti, passando
in continuazione da un’attività all’altra.
E’ un termine mutuato dalla terminologia informatica, ovvero la capacità dei
processori di eseguire più programmi in contemporanea, e che oggi viene sempre
più frequentemente usato per indicare un’abilità spendibile sul lavoro, che si
concretizza nel riuscire a gestire più cose alla volta.
Ma davvero scrivere un’e-mail,
mentre si parla al telefono, tenendo d’occhio Skype e i social network,
rispondendo a quello che ci chiede il collega, aumenta la produttività?!? In
realtà recenti ricerche di neuroscienza hanno dimostrato che il multitasking peggiora progressivamente le
performance del cervello, che nel passare
in continuazione da una cosa all’altra perde in lucidità, organizzazione e
memoria.
Quale cliente dovevo chiamare? Mi
sono dimenticata dell’incontro delle 11! Dove ho messo quel documento? Ci
capita spesso di scordarci le cose e quali
sono quelle che dimentichiamo? Quelle
che ci vengono richieste mentre la nostra attenzione è focalizzata altrove.
Devo rispondere alla mail, al
telefono, alla conversazione su Skype, al fax, al cliente, al Capo, al collega…
Non si riescono più a definire e a distinguere le priorità, tutto diventa
urgente, facciamo mille cose e a fine
giornata l’impressione è quella di non aver mai fatto abbastanza.
E’ stato scientificamente
dimostrato che il cervello non può passare da un’attività all’altra senza
perdere tempo prezioso, in quanto nel passaggio da un concetto all’altro
impieghiamo il quadruplo di tempo a rifocalizzare l’attenzione.
In questo modo è molto più facile
commettere errori, inoltre ciò che
impariamo durante un’attività in multitasking viene trattenuto dalla nostra
memoria a lungo termine molto meno tempo rispetto a quando apprendiamo con
calma, costringendoci di conseguenza a dover imparare più volte le
stesse cose.
E’ stato calcolato che le più comuni interruzioni
sul lavoro (telefono, e-mail e
interruzioni da parte di colleghi) fanno perdere in media 2,1 ore di
produttività al giorno. Il cervello,
infatti, non è in grado di pensare due cose alla volta: saltare in
continuazione da un’attività all’altra comporta dei “costi di
transizione” in termini di concentrazione
e di tempo perso per ricostruire il nesso logico.
Il multitasking per certi versi è
intrinseco al lavoro frenetico dei nostri tempi, ma fortunatamente ci sono
modi per salvaguardarsi dalle interruzioni e non diventare vittime del multitasking selvaggio. Eccone alcuni:
- No instant messaging, ci impedisce di portare a termine un lavoro senza essere
interrotti
- No smartphone,
annulla le nostre aree di irreperibilità
- Svolgere le attività più impegnative al mattino, quando siamo più freschi e riposati
- Pianificare il lavoro su più giorni, distinguendo fra attività urgenti e
programmabili
- Limitare le telefonate, ove possibile, a determinate fasce orarie (ad
es. dopo le 15.00)
- Pausa schermo,
staccare l’attenzione dal computer almeno ogni tre ore
- Togliere l’avviso sonoro che segnala la posta in entrata e controllare
la posta elettronica 4 volte al giorno
- Contribuire a migliorare l’organizzazione
aziendale, la disorganizzazione è
contagiosa…
Il nostro cervello per operare al
massimo delle proprie potenzialità ha bisogno di concentrazione, il
multitasking, invece, ne riduce la capacità di attenzione e di memoria. Lo
smartphone, la posta elettronica, il fax, le chat, gli sms possono snellire il
lavoro, a patto che non siano loro a
dettare i nostri tempi: ci possono rendere più appagati e produttivi solo
se decidiamo noi come utilizzarli, in base ai nostri tempi ed alle nostre
necessità.
